fbpx

E-faktura

Information kring hantering av e-faktura

E-faktura

Vad är en e-faktura

En e-faktura, även kallad elektronisk faktura, är en faktura som behandlas elektroniskt genom att den både ställs ut och tas emot helt digitalt. Fakturan måste översändas och mottagas i ett strukturerat elektroniskt format och det görs inte i vanliga dokumentformat som till exempel Word eller PDF.

1 april 2019 träder EU-direktivet gällande elektronisk faktura i kraft. Det innebär att samtliga inköp i offentlig sektor ska faktureras med e-faktura. Alla leverantörer som fakturerar sina kunder inom stat, kommun och landsting kommer beröras av det nya EU-direktivet. I flesta fall kommer detta även gälla kunder som är kommunal- och landstingsägda men även en del statliga bolag kommer kräva e-faktura.

Observera att kravet på e-faktura endast gäller för upphandlingar som påbörjats efter att lagen trätt i kraft, det vill säga efter 1 april 2019.

För mer information samt frågor och svar kring e-faktura se Ny lag 1 april 2019 – Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor

 

Information till dig som är kund hos Prioritet Finans

Även om ni själva inte har möjlighet att skapa en e-faktura kan vi hjälpa er. Prioritet Finans har tagit fram en ny digital lösning för att hjälpa företagare med e-faktura. Våra kunder får nu en unik möjlighet att klara lagkraven utan att investera i dyra system och tilläggslösningar. Därmed kan våra kunder fortsätta använda samma faktureringslösning som tidigare.

E-fakturor ställer högre krav på er som leverantör eftersom kontroller görs elektroniskt direkt av mottagande part, vilket ofta sköts av en s.k. VAN operatör (Value Added Network). Kraven från olika mottagare kan skilja sig åt och om det saknas information på er faktura så kan vi heller inte förmedla informationen till mottagaren. Nedan har vi listat vad som är viktigt när ni skickar fakturan till oss och vi skall omvandla den till en korrekt e-faktura:

  • Skicka en textbaserad PDF (”text-pdf”) till oss på inbox@prioritet.se
  • Ange ert organisationsnummer i mailets ämnesrad (exempel 123456-7890)
  • Referensen (referensnamn/referenskod) måste vara korrekt på fakturan. Det är därför viktigt att referensen kontrolleras noga innan fakturan skickas till oss.
  • Artikelraderna måste innehålla beskrivning, styckpris, antal och totalsumma för att systemet ska kunna läsa in och summera en artikelrad korrekt. Eventuell öresavrundning sker på det slutgiltiga bruttobeloppet.
  • Fakturaartiklarna måste vara välstrukturerade och texten (ofta beskrivning) får inte gå in i efterföljande fält.
  • Moms ska vara korrekt uppdelad för de momssatser som gäller.
  • Om möjligt exkludera era egna bank- och plusgironummer i det fallet ni väljer att sälja en faktura till oss.
  • Om möjligt inkludera er kunds organisationsnummer i fakturan.
  • Kontakta din kund och be dom registrera dig som godkänd avsändare av e-faktura. Detta måste vara klart innan din kund tar emot en e-faktura.
  • Ange er kunds GLN-nummer (unikt nummer som  används för att e-fakturan skall nå rätt mottagare). Tänk på att om er kund har flera filialer har dessa filialer troligen olika GLN-nummer.
  • Om e-fakturan avvisas kommer er kund att skicka er ett mail. Detta mailet måste ni omgående skicka vidare till oss så att eventuella fel kan åtgärdas. Rekommenderat och alternativt är att ni ber er kund lägga med Prioritet Finans till de som får felmeddelande. Använd då mailadressen kaf_glutskick@prioritet.se 
  • Om inte bilagan ingår i samma PDF skall filnamnet på bilagan vara i formatet bilaga mellanrum fakturanummer. Exempelvis ”bilaga 12345.pdf”

Tveka inte att kontakta oss om ni idag har kunder inom offentlig sektor som kommer kräva e-faktura. Detta för att ni och vi skall kunna leva upp till kraven som Era kunder ställer.

Tel: 031 708 95 00